Witamy !
|
Czym jest konferencja? Konferencja to spotkanie grupy ludzi w celu omówienia konkretnego zagadnienia. Uczestnicy konferencji spotykają się razem w celu przedstawienia własnych stanowisk dotyczących obszaru, którego dotyczy konferencja. Ze względu na obszar zainteresowań / dziedzinę wyróżniamy m.in. konferencję naukową, konferencję biznesową, konferencje prasową czy polityczną. Podstawową częścią wszystkich konferencji są sesje wykładowe. W ramach sesji kolejni wykładowcy referują swoje prace (często są to prace naukowe), wyniki badań - zwykle posiłkując się przy tym wyświetlanymi przeĽroczami (slajdami) lub różnymi formami prezentacji multimedialnej. Sesje dzielone są zwykle na kilka bloków, między którymi odbywają się przerwy kawowe oraz przerwa obiadowa. Bardzo często w trakcie przerw na kawę odbywają się ożywione dyskusje kuluarowe. |
 |
 |
Organizacja Konferencji - Typy i Cele. Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług, które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Jakość to ważny element, gdy w grę wchodzi profesjonalna organizacja konferencji. Konferencja może też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformowani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym środowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu delegatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konferencja naukowa. |
|
Struktura Konferencji. Podstawową częścią wszystkich konferencji są sesje wykładowe. W ramach sesji kolejni wykładowcy referują wyniki badań, zwykle posiłkując się przy tym wyświetlanymi przeĽroczami (slajdami) lub różnymi formami prezentacji multimedialnej. Czas referatu jest zwykle ograniczony i nie przekracza 25 minut. Po jego zakończeniu odbywa się, również ograniczona w czasie, publiczna dyskusja, w trakcie której można zadawać wykładowcy pytania. Zwykle nad przebiegiem sesji wykładowej czuwa jej przewodniczący lub moderator, który anonsuje kolejnych wykładowców, upomina ich, gdy przekraczają limit czasu oraz ustala kolejność zadawania pytań w czasie dyskusji. Sesje dzielone są zwykle na kilka bloków, między którymi odbywają się przerwy kawowe oraz przerwa obiadowa. Bardzo często w trakcie przerw na kawę odbywają się ożywione dyskusje kuluarowe. |
 |
|
Zarządzanie Konferencjiami Większość konferencji jest zarządzana przez specjalnie powołane komitety organizacyjne. Komitet organizacyjny gromadzi zwykle listę potencjalnych uczestników, do których wysyła tzw. pierwszy cyrkularz. Jest to zazwyczaj krótka ulotka informująca o miejscu i celu konferencji oraz zawierająca prośbę o wstępne zgłoszenie chęci uczestniczenia w konferencji - zazwyczaj rozsyła się ją na rok przed terminem konferencji. Do osób, które przyślą zgłoszenie chęci uczestnictwa wysyłana jest na kilka miesięcy przed konferencją informacja, w której podane są już zwykle dokładne dane na jej temat, tj. koszty uczestnictwa, lista zaproszonych wykładowców, itd. |
Rodzaje i rozmiary konferencji Rozmiary konferencji i czas ich trwania bywają bardzo różne. Można podzielić je na: Kongresy Największe konferencje, zwane zjazdami lub kongresami potrafią gromadzić ponad 10 000 uczestników i trwać 2 tygodnie. Na tego rodzaju konferencjach występuje też duża rotacja uczestników w czasie jej trwania, gdyż wiele osób przejeżdża na nie, aby wysłuchać określonego wykładu plenarnego, lub wziąć udział tylko w jednej z sesji wykładowych. W ramach tego rodzaju konferencji odbywają się dziesiątki równoległych sesji wykładów, posterów i paneli dyskusyjnych(...) Tradycyjne konferencje (organizacja) Najczęściej spotykane, typowe konferencje naukowe gromadzą zwykle ok. 80-1000 uczestników i trwają od 1 do 5 dni (...) |
|
Ocena organizacji konferencji. Kolejny krok polega na ilościowym wyrażeniu tych celów na tyle, na ile to możliwe. Czasami prowadzi się na skalę korporacji badania ankietowe, które mierzą morale. Możesz spróbować wykorzystać je do własnych celów. Wprowadzając konkretne pytania dotyczące konferencji i klimatu w firmie po jej zakończeniu, uzyskujesz jakiś pomiar jej skuteczności. |
|
