Organizacja Konferencji w kilku krokach

1. Określ budżet: Konferencje są szyte na miarę budżetów. To, ile środków zgromadzimy wyznaczy nam pole działania i określi, co możemy zrobić, a na co nas po prostu nie stać. Pamiętaj o budżecie awaryjnym, czyli kwocie przewidzianej na niespodziewane wydatki.
    
   
2. Stwórz listę uczestników: Jeśli nie tworzysz listy od zera, to znaczy wzorujesz się na spisie sporządzonym z innej okazji, pamiętaj o aktualizacji. Wielu organizatorów popełnia błąd i korzysta ze starej listy kontaktów, co świadczy o braku profesjonalizmu, bo jak inaczej nazwać sytuację, w której zaproszenie na konferencję otrzymują bliscy osoby, która niedawno zmarła?
    
   
3. Wybierz miejsce: Najlepiej dysponować własną salą konferencyjną, jeśli jednak nie ma takiej możliwości, pozostają hotele i inne ośrodki konferencyjne. Wskazówkami do wyboru odpowiedniego miejsca jest temat konferencji, ilość zaproszonych gości, a także czas trwania wydarzenia. Miejsce nie zawsze musi być konwencjonalne. Konferencje naukowe zwykle odbywają się w budynkach akademickich, ale jeśli organizujemy konferencję prasową dla kampanii społecznej promującej walkę z otyłością, możemy zaprosić dziennikarzy np. do klubu grubasa, problemów chorób kobiecych, fundacji, leczenia endometriozy. W otoczeniu osób zmagających się z problemem nadwagi, zdanie na temat walki z otyłością będzie bardziej dosadne.
    
   Pamiętajmy, że dobrze zorganizowana konferencja powinna odbywać się w miejscu, gdzie łatwo dojechać i zaparkować. Z pewnością nie należy wybierać miejscowości, w której wszyscy zaproszeni goście stracą zasięg i będą odcięci od internetu.
    
   
4. SprawdĽ wyposażenie lokalu: Wybierając miejsce zwracajmy uwagę na takie szczegóły jak: ilość miejsc siedzących, parking, nagłośnienie, akustyka. SprawdĽmy także, jakie możliwości technologiczne oferuje obiekt i czy będzie trzeba wynająć własny sprzęt. Przed konferencją zweryfikujmy, czy wyposażenie, którym chwali się właściciel obiektu jest sprawne – nie zapomnijmy sprawdzić nagłośnienia, oświetlenia, tego jak wygląda prezentacja multimedialna, czy rolety w oknach działają a nawet czy w gniazdkach jest prąd. Jeśli decydujemy się na dobrze wyposażony i cieszący się powodzeniem obiekt konferencyjny, zarezerwujmy datę nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
    
   
5. Wybierz datę: Zanim to zrobisz, sprawdĽ, czy w czasie, który wydaje Ci się najbardziej odpowiedni, ktoś inny nie organizuje podobnego wydarzenia.
    
   
6. Określ czas trwania konferencji: Najkrótsze są konferencje prasowe, które na ogół trwają od 45 minut do 2 godzin (w tym wliczony jest już czas na zadawanie pytań), najdłuższe konferencje to naukowe czy branżowe, na które trzeba zarezerwować sobie nawet kilka dni. Określając czas trwania zwróć uwagę, czy temat jest na tyle rozległy, by można było o nim dyskutować trzy dni i czy budżet pozwala Ci na taki wydatek.
    
   

Wszelkie prawa zastrzeżone 2014 (c) Tekst jest własnością InterMore.pl Media Group - więcej tutaj: Opieka nad stronami internetowymi