Organizacja Konferencji w kilku krokach - ciąg dalszy

1. Catering i zakwaterowanie: W zależności od tego, jaki rodzaj konferencji organizujesz i ile czasu ma ona trwać, zastanów się, ilu gościom musisz zapewnić zakwaterowanie i czy niezbędny jest catering. Pamiętaj, że nawet organizując konferencję prasową warto zaoferować uczestnikom napoje i skromny poczęstunek (najlepiej już po konferencji).
    
   
2. SprawdĽ, czy nie potrzebujesz tłumacza: Zapraszając gości zza granicy, koniecznie pamiętaj o wynajęciu tłumaczy. Jeśli branża, dla której przygotowujesz konferencję jest specjalistyczna, np. dotyczy dziedziny fizyki, powinieneś znaleĽć tłumacza, który da sobie radę z takim wyzwaniem.
    
   
3. Ustal kto i co będzie mówił: Gdyby ktoś kazał sobie płacić za każde zdanie wypowiedziane na konferencji lecz nic nie wnoszące do jej treści, dorobiłby się milionów w ciągu miesiąca. Niestety, wiele konferencji organizowane jest bez rozwagi i pomysłu. Nic tak nie nudzi, jak referent, który sam nie wie, o czym mówi, starając się zagospodarować czas, jaki dano mu na wypowiedĽ. Tworząc listę prelegentów, warto sprawdzić, kto jest autorytetem w dziedzinie i kogo ludzie chcieliby usłyszeć. Prelegent musi nie tylko mieć coś ważnego do powiedzenia, powinien również być nienagannym mówcą.
    
   
4. Zaproszenia: Powinny zawierać informację o tym, kto zaprasza, dokąd i na kiedy. Należy zamieścić dokładny adres, wskazówki, a nawet mapę dojazdu. Ponadto warto opisać pokrótce temat konferencji, wymienić kilku znanych prelegentów oraz zamieścić plan konferencji. By ułatwić sobie pracę, na końcu zaproszenia można poprosić o potwierdzenie obecności.
    
   
5. Materiały konferencyjne: Powinny być spójne i dopasowane do tematu konferencji. Przykładowo, jeśli organizujemy konferencję dla osób niewidomych i niedowidzących zaproszenia oraz broszury mogłyby być przygotowane w alfabecie Braille’a (dla niewidomych) lub zapisane dużymi literami (dla niedowidzących), a obszerniejsze materiały mogą mieć postać audiobooków.
    
   
6. Rajstopy, krawaty i inne sprawy: Organizując konferencję trzeba przewidzieć wiele sytuacji, nawet tych mało prawdopodobnych. Co jeśli w dniu konferencji będzie padało? W takim przypadku warto kupić chociaż kilkanaście sztuk parasoli. Sprawny organizator powinien być niczym jasnowidz i podczas konferencji mieć pod ręką nawet zapasowe rajstopy dla pań, którym tuż przed wygłoszeniem referatu poleciało oczko i koszule, dla panów którzy w czasie lunchu zaplamili swoją garderobę czerwonym winem.
    
   
7. Archiwizacja: Dobra konferencja to głośna konferencja. Materiały z jej przebiegu są laurką naszej pracy, dlatego postarajmy się o to, by po konferencji został jakiś ślad.
    
   
8. Po konferencji: Kiedy zamkniemy drzwi za ostatnim uczestnikiem konferencji, przychodzi pora na ocenę swej pracy i wyciąganie wniosków. To także czas na podziękowania, które powinniśmy przesłać zwłaszcza do najważniejszych gości, bez których konferencja nie byłaby sukcesem.
    
   

Wszelkie prawa zastrzeżone 2014-2017 (c) Tekst jest własnością InterMore.pl Media Group - więcej tutaj: Opieka nad stronami internetowymi